KI-Richtlinien-Muster für Unternehmen

KI-Richtlinie – anpassbarer Entwurf

KI-RICHTLINIE FÜR [UNTERNEHMEN]
Version: [VERSION] · Entwurf vom [DATUM]
Verantwortlich: [ROLLE UND NAME] · Freigabe: [ROLLE UND DATUM]
Nächste Prüfung: [DATUM]

Arbeitsgrundlage: Platzhalter ausfüllen, Regeln an die tatsächlichen Abläufe anpassen und durch die zuständigen Stellen prüfen lassen. Dieser Entwurf stellt keine Rechtsfreigabe dar.

1. Zweck und Geltungsbereich
Diese Richtlinie regelt die berufliche KI-Nutzung bei [UNTERNEHMEN] für [TEAMS, STANDORTE UND PERSONENGRUPPEN]. Ziel sind nachvollziehbare Ergebnisse, geschützte Informationen und klare Verantwortung. Sie umfasst [BETROFFENE ARBEITSPROZESSE] sowie den Einsatz von KI durch [EXTERNE DIENSTLEISTENDE]. Die fachliche Verantwortung verbleibt bei der jeweils benannten Person.

2. Zulässige Anwendungen und Grenzen
Freigegebene Anwendungen sind in [VERZEICHNIS MIT VERANTWORTLICHEN] dokumentiert. Für jeden Fall werden Zweck, Eingaben, gewünschtes Ergebnis, erlaubte Aktionen und Abnahmekriterien festgehalten. Nicht freigegebene oder ausgeschlossene Anwendungen sind [ANWENDUNGEN UND AKTIONEN]. Neue Anwendungsfälle werden vor Einsatz bei [ZUSTÄNDIGE STELLE] geprüft. KI darf keine fehlende Freigabe ersetzen.

3. Datenklassen und Eingaben
Öffentliche Informationen dürfen in freigegebenen Systemen verwendet werden; Quellen und Nutzungsrechte sind zu prüfen. Interne Informationen dürfen nur in freigegebenen Unternehmenskonten verarbeitet werden. Vertrauliche Informationen erfordern eine dokumentierte Freigabe des konkreten Datenwegs. Besonders sensible Informationen bleiben gesperrt, bis die zuständigen Stellen eine schriftliche Freigabe mit Schutzmaßnahmen erteilt haben. Maßgeblich sind [INTERNES KLASSIFIKATIONSSCHEMA UND VERZEICHNIS]. Nur erforderliche Daten eingeben; Zugangsdaten, private Schlüssel und nicht benötigte personenbezogene Angaben bleiben ausgeschlossen.

4. Freigegebene Systeme und Konten
Die Systemliste [ABLAGE] enthält Anbieter, Produkt, Tarif, Kontoinhaberschaft, verantwortliche Administration und erlaubte Datenklassen. Zusätzlich werden [AUFBEWAHRUNG, TRAININGSEINSTELLUNGEN UND VERARBEITUNGSORTE] dokumentiert. Berufliche Nutzung erfolgt über [FREIGEGEBENE KONTEN UND ANMELDEVERFAHREN]. Private Konten, Testzugänge und neue Produkte werden nur nach dem festgelegten Freigabeprozess verwendet.

5. Berechtigungen und Integrationen
Zugriffe werden auf die für den freigegebenen Ablauf notwendigen Rechte begrenzt. Connectoren, Datenquellen und externe Werkzeuge benötigen eine Freigabe durch [ROLLE]. Dokumentiert werden lesbare Daten, mögliche Schreibaktionen, Genehmigungswege und Abschaltung. Einrichtung, regelmäßige Zugriffsprüfung und Entzug bei Rollenwechsel oder Austritt erfolgen durch [VERANTWORTLICHE UND VERFAHREN]. Eine textliche Anweisung ersetzt keine technische Zugriffsbeschränkung.

6. Menschliche Kontrolle und Freigabe
Ergebnisse werden durch [FACHLICH VERANTWORTLICHE ROLLE] auf Grundlage der vereinbarten Kriterien geprüft. Vor [EXTERNE KOMMUNIKATION, VERTRAGSRELEVANTE ÄNDERUNGEN ODER ANDERE FREIGABEPFLICHTIGE AKTIONEN] ist eine ausdrückliche Freigabe erforderlich. Bei widersprüchlichen Quellen, fehlenden Angaben oder unklarer Zuständigkeit hält der Ablauf an und übergibt an [ANSPRECHSTELLE]. Freigaben sind mit Ergebnis, Person und Zeitpunkt in [ABLAGE] nachvollziehbar zu dokumentieren.

7. Qualitätsprüfung und Nachweise
Vor Einsatz werden typische Fälle, Ausnahmen und Fehlerfälle mit den Kriterien aus [TEST- UND ABNAHMEPLAN] geprüft. Fakten und Quellen sind nachzuvollziehen; unbelegte Aussagen dürfen nicht als gesichert übernommen werden. Zu dokumentieren sind [ERFORDERLICHE NACHWEISE, SYSTEMVERSION UND PRÜFERGEBNIS]. Protokolle enthalten nur notwendige Informationen und folgen [AUFBEWAHRUNGS- UND ZUGRIFFSREGELN]. Änderungen an Modell, Anweisungen oder Integrationen lösen die festgelegten Wiederholungsprüfungen aus.

8. Störungen und Vorfälle
Bei möglichem Datenabfluss, falschen externen Aktionen oder anderen relevanten Fehlern wird die betroffene Verarbeitung unterbrochen, soweit dies sicher möglich ist. Meldungen gehen unverzüglich über [MELDEWEG] an [ZUSTÄNDIGE ROLLE]. Dokumentiert werden Zeitpunkt, betroffener Ablauf und erforderliche Hinweise, ohne zusätzliche vertrauliche Inhalte unkontrolliert zu verbreiten. Untersuchung, weitere Meldungen und Wiederaufnahme werden von [VERANTWORTLICHE STELLEN] entschieden.

9. Befähigung und Unterstützung
Vor der Nutzung erhalten Beschäftigte eine Einweisung zu [SYSTEMEN, DATENKLASSEN, GRENZEN UND FREIGABEN]. Übungen umfassen Quellenprüfung, unsichere Ergebnisse und den Vorfallweg. Fragen und Unterstützungsbedarf gehen an [KONTAKT]. Verantwortlich für Schulung, Dokumentation und bedarfsgerechte Auffrischung ist [ROLLE]. Neue Arbeitsabläufe werden erst nach der zugehörigen Einweisung übernommen.

10. Verantwortung, Ausnahmen und Überprüfung
Eigentümer dieser Richtlinie ist [ROLLE]. Freigabe, Version und nächste Prüfung werden im Dokumentkopf geführt. Zusätzliche Prüfungen erfolgen bei neuen Systemen, Integrationen, Datenklassen, Vorfällen oder geänderten betrieblichen Anforderungen. Ausnahmen benötigen einen dokumentierten Zweck, verantwortliche Person, Schutzmaßnahmen und Ablaufdatum; Genehmigung erfolgt durch [ROLLE]. Gültige Fassungen und ersetzte Versionen werden in [ABLAGE] verwaltet.

Vor Inkraftsetzung anpassen

Alle Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen
Freigegebene Systeme immer mit Tarif und aktivierten Integrationen benennen
Datenklassen mit bestehenden Informationsschutzregeln abgleichen
Betriebsrat, Datenschutz, IT-Sicherheit und Rechtsberatung nach realer Zuständigkeit einbeziehen

Richtlinie und Technik verbinden

Eine Richtlinie wirkt nur, wenn Identität, Rollen, Connectoren, Aufbewahrung, Protokollierung und Freigaben dieselben Grenzen tatsächlich durchsetzen. Abweichungen brauchen einen dokumentierten Genehmigungs- und Ablaufweg.

Prüfung und Versionsstand

Halten Sie Verantwortliche, Freigabedatum und nächste Prüfung direkt im Dokument fest. Prüfen Sie zusätzlich bei neuen Systemen, Integrationen, Datenklassen, Vorfällen oder wesentlichen Rechtsänderungen.

Entscheidungsmatrix

Datenklasse	Musterregel	Zusatzprüfung
Öffentlich	in freigegebenem System zulässig	Urheberrecht und Fakten
Intern	nur im freigegebenen Unternehmenskonto	Tarif, Connectoren und Aufbewahrung
Vertraulich	nur nach dokumentierter Fallfreigabe	Datenminimierung und Rechte
Besonders sensibel	gesperrt bis zur schriftlichen Freigabe	Recht, Datenschutz und Schutzmaßnahmen

Nachvollziehbar bleiben

Primärquellen

EU AI ActQuellenstand: 2026-08-13
EDPB: data protection and AIQuellenstand: 2026-08-13

Aus KI-Nutzung wird eine klare Betriebsregel.

KI-Richtlinie – anpassbarer Entwurf

Geeignet, wenn

Nicht die erste Wahl, wenn

Vor Inkraftsetzung anpassen

Richtlinie und Technik verbinden

Prüfung und Versionsstand

Entscheidungsmatrix

Primärquellen

Welches KI-System passt zu Ihrem Betrieb?

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Geeignet, wenn

Nicht die erste Wahl, wenn

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Die nächste gute Frage.

KI-Richtlinie für Unternehmen

Redaktion und Quellen, die Verantwortung sichtbar machen.

Ein KI-Setup, mit dem Ihr Team loslegen kann.