Die angenommene Ausgangslage
Das Beispiel nimmt einen Großhandel mit 45 Beschäftigten und 600 Eingangsbelegen im Monat an. Die Erfassung und Prüfung dauert bisher vier Minuten pro Beleg. Unterschiedliche Formate und fehlende Angaben machen einen verlässlichen Weg für Ausnahmen erforderlich.
So könnte der Ablauf funktionieren
Eine mögliche Erfassung liest vereinbarte Felder aus und prüft Formate, Summen und Dubletten mit festen Regeln. Gut vorbereitete Belege gelangen mit sichtbaren Fundstellen in die menschliche Prüfung. Unklare Belege bleiben im bisherigen manuellen Ablauf; Buchung und Zahlung erfolgen im bestehenden Fachsystem.
Das angestrebte Ergebnis
Für die Rechnung wird angenommen, dass 80 Prozent der Belege in jeweils 1,5 Minuten einschließlich Prüfung bearbeitet werden können. Die übrigen 20 Prozent benötigen weiterhin vier Minuten. Nach zwei Stunden monatlicher Pflege verbleiben rechnerisch 18 Stunden Entlastung. Die 80 Prozent sind eine Annahme, keine nachgewiesene Erkennungsquote.
Die Beispielrechnung
600 × 4 / 60 − (480 × 1,5 + 120 × 4) / 60 − 2 = 18 Std./Monat
- 600 Vorgänge pro Monat; bisher 4 Minuten je Vorgang.
- 80 % der Vorgänge: 1,5 Minuten einschließlich menschlicher Prüfung und Korrektur.
- 120 Ausnahmen werden weiter mit jeweils 4 Minuten manuell bearbeitet.
- 2 Stunden laufende Pflege im Monat bereits abgezogen.
- Angenommene Werte, im Pilot zu überprüfen. Einrichtung und Softwarekosten separat bewerten; freie Arbeitszeit ist keine garantierte Geldersparnis.
Was der Pilot prüfen muss
Der Pilot enthält Dubletten, Stornobelege und unlesbare Anhänge. Eine erneute Verarbeitung darf keine doppelten Datensätze erzeugen. Der Mensch entscheidet über Buchung und Zahlungsfreigabe. Einrichtungsaufwand, Softwarekosten und eventuell zusätzliche Nacharbeiten müssen separat bewertet werden.
