Die angenommene Ausgangslage
In diesem Szenario bearbeitet eine Hausverwaltung mit zwölf Beschäftigten monatlich 300 wiederkehrende Anfragen. Objektzuordnung, Suche nach Informationen und Antwortvorbereitung dauern bisher im Mittel acht Minuten pro Vorgang. Dringende Schäden und rechtliche Fragen benötigen weiterhin einen eigenen Fachprozess.
So könnte der Ablauf funktionieren
Der Beispielablauf erkennt das Anliegen, schlägt das passende Objekt und eine Zuständigkeit vor und erstellt einen Antwortentwurf aus freigegebenen Informationen. Die Sachbearbeitung prüft Zuordnung und Inhalt. Nachrichten werden erst nach dieser Prüfung versendet; unklare Vorgänge gehen unmittelbar an einen Menschen.
Das angestrebte Ergebnis
Bei angenommenen fünf statt acht Minuten einschließlich Prüfung entstehen zunächst 15 Stunden Zeitpotenzial pro Monat. Drei Stunden laufende Qualitätspflege reduzieren die rechnerische Entlastung auf zwölf Stunden. Das sind angenommene Werte für die Planung eines Piloten, keine gemessenen Kundenergebnisse.
Die Beispielrechnung
300 × (8 − 5) / 60 − 3 ≈ 12 Std./Monat
- 300 Vorgänge pro Monat; bisher 8 Minuten je Vorgang.
- 100 % der Vorgänge: 5 Minuten einschließlich menschlicher Prüfung und Korrektur.
- 3 Stunden laufende Pflege im Monat bereits abgezogen.
- Angenommene Werte, im Pilot zu überprüfen. Einrichtung und Softwarekosten separat bewerten; freie Arbeitszeit ist keine garantierte Geldersparnis.
Was der Pilot prüfen muss
Gleichlautende Namen, mehrere Objekte und widersprüchliche Angaben gehören in den Test. Eine unsichere Zuordnung darf keine fremden Mieterdaten öffnen. Fristen, Vertragsauslegung und Notfälle bleiben im zuständigen Fachprozess. Einrichtung und laufende Softwarekosten sind in der Zeitrechnung nicht enthalten.
