Drei Produktwege, drei Einführungsfragen
Workspace-Funktionen ergänzen vorhandene Arbeitsoberflächen. Gemini Enterprise ist nach Googles Dokumentation separat zu lizenzieren; auch seine Editionen haben unterschiedliche Vertragsbezüge. Die Gemini API richtet sich an eigene Anwendungen. Deshalb beginnen wir mit einem Produktblatt: benötigte Oberfläche, berechtigte Nutzer, Datenquellen, Vertragsgrundlage und Betrieb. So wird aus einem Markennamen eine nachvollziehbare Entscheidung.
Verfügbarkeit und Datenzugriff getrennt prüfen
Einen Gemini-Schalter zu aktivieren legt noch nicht fest, welche Informationen im Arbeitsablauf verwendet werden sollen. Google unterscheidet den Zugriff auf Funktionen von Workspace-Intelligence-Einstellungen für Quellen. Deaktivierte aktive Suche schließt ausdrücklich referenzierte Inhalte nicht automatisch aus. Für einen Pilot benennen wir deshalb erlaubte Quellen und testen den Zugriff mit echten Benutzerrollen.
Datenschutz am verwendeten Dienst festmachen
Googles Zusagen für qualifizierende Workspace-Dienste schließen Modelltraining mit Kundendaten ohne Erlaubnis aus. Daraus folgt keine einheitliche Speicherung über alle Gemini-Oberflächen. Der Privacy Hub unterscheidet Historien und Aufbewahrung je Dienst; zusätzliche Drittanbieter-Apps haben eigene Bedingungen. Wir dokumentieren daher Dienst, Verlaufseinstellung und Weitergabeweg für den jeweiligen Anwendungsfall.
Beispiel: ein Projektstatus aus freigegebenen Quellen
Ein Projektteam wählt einen freigegebenen Drive-Ordner, eine Statusvorlage und eine verantwortliche Person. Der Pilot erstellt eine kurze Übersicht aus Entscheidungen, offenen Punkten und nächsten Schritten. Die Person prüft die genannten Quellen und ergänzt fehlende Zusammenhänge. Getestet werden auch widersprüchliche Versionen und ein Dokument, auf das die Testrolle keinen Zugriff haben soll. Das Ergebnis bleibt bis zur Abnahme ein Entwurf.
Mit einem funktionierenden Ablauf beginnen
Im KI-Systemcheck prüfen wir, ob Ihr Engpass in Suche, Aufbereitung oder Übergabe liegt. Daraus entsteht ein begrenzter Einstieg: ein Workspace-Workflow, ein Studio-Ablauf oder gegebenenfalls eine eigene Anwendung. Die nächste Ausbaustufe wird erst sinnvoll, wenn Quellen, Abnahme und laufender Aufwand beherrschbar sind. Andere Anbieter bleiben Teil der Bewertung.
Entscheidungsmatrix
| Ausgangslage | Prüfrichtung | Entscheidender Nachweis |
|---|---|---|
| Arbeit in Google-Dateien | Verfügbare Workspace-Funktionen | Quellenbezug und weniger Nacharbeit |
| Unternehmensweite Suche | Gemini Enterprise samt Edition und Datenquellen | Rechte, relevante Treffer und Betriebsverantwortung |
| Wiederkehrende Übergabe | Begrenzter Ablauf mit Auslöser und Freigabe | Korrekte Wirkung, Fehlerweg und Wiederholungsschutz |
| Eigene Anwendung | API, Datenfluss und Entwicklungsaufwand | Nutzen einschließlich Wartung und laufender Kosten |
Nachvollziehbar bleiben
Primärquellen
- Google: Gemini Enterprise access and termsQuellenstand:
- Google: Get started with the Gemini APIQuellenstand:
- Google: Manage access to Gemini features in Workspace servicesQuellenstand:
- Google: Control Workspace IntelligenceQuellenstand:
- Google: What controls Gemini access to Workspace dataQuellenstand:
- Google: Generative AI in Google Workspace Privacy HubQuellenstand:
- Google: Research and analysis with Gemini in DriveQuellenstand:
- Google: File and folder summaries in DriveQuellenstand: